נהלו משרד ללא נייר באמצעות ארכיון דיגיטלי המשולב באופן מלא ב-SAP Business One. סרקו מסמכים, צרפו מסמכים, שלחו אותם בדוא"ל ותוכלו לשלוף אותם בדוחות מובנים.

ארכיון דיגיטלי

בקצרה

ארכיון דיגיטלי לעסק מאפשר לכם לעקוב אחר תיקי הלקוחות שלכם ולנהל אותם באופן יעיל ומהיר. Document One הוא כלי רב עוצמה המאפשר לנהל משרד ללא נייר, משולב במלואו במערכת Sap Business One ומחליף את הארכיון הפיזי בארכיון דיגיטלי נגיש ומוצפן.

Document One מאפשר לעבור לניהול מקוון של המשרד, לסרוק, לצרף, ולהוסיף מסמכים לדואר האלקטרוני ולדוחות מובנים.

יתרונות:

1. חיסכון- חיסכון בנייר, מכשור משרדי ובמקום אחסון
2. חיסכון בעלויות הארכיון הפיזי- מסמכים הנסרקים אל המערכת נחתמים באופן דיגיטלי על ידי שני מאשרים כך שבסוף שנת המס ניתן לגרוס ולהשמיד את מסמכי המקור של הספקים.
3. נגישות- לכל מסמכי הארגון באופן מקוון ומוצפן בכל זמן ומכל מקום בעולם
4. קיצור תהליכי עבודה- המסמכים מאורגנים בתיקיות מובנות, קלות לאיתור המפנות זמן לצוות להתמקד בליבת העשייה במקום בתיוק, הדפסה, גריסה וגניזה.

יכולות היישום

1. הפעלת הסורק דרך כפתור מובנה במערכת
2. צירוף מסמכים מתוך המחשב אל המערכת
3. שיוך מסמכים לישויות המערכת- על ידי סריקה, צירוף קובץ או גרירה והדבקה מסייר הקבצים לישויות השונות בתוכנה (ספקים, לקוחות, הצעות מחיר, הזמנות והזמנות רכש, חשבוניות ספק ועוד).
4. קליטת מסמך למערכת על ידי סריקתו באמצעות ברקוד
5. תיוק אוטומטי- צירוף מסמכים סרוקים לישות המתאימה במערכת (כולל מסמכים עם מדבקות ברקוד)
6. שליחת המסמכים ישירות מהמערכת אל תיבת הדואר האלקטרוני של הספקים והלקוחות
7. מנגנון הרשאות נרחב מבטיח נגישות המסמכים לגורמים המתאימים בארגון.
8. שליפת מסמכים באופן מהיר ויעיל באמצעות דוחות.
9. תמיכה בשני סוגי בסיסי נתונים Sap HANA ו SQLl
10. תמיכה במסמכים מסוג: תמונות, PDF, WORD, Excel , מייל outlook

תכונות עיקריות

יתרונות עיקריים לארכיון דיגיטלי

חסכון בזמן וכסף
סריקת וצירוף מסמכים בלחיצת כפתור מבטלת את הצורך בארכיון פיזי.
שליפה מהירה
איתור מהיר ומיידי של המסמכים בארכיון דרך "דוח מסמכים מצורפים"
מידע מאובטח
כל המסמכים בארכיון שמורים בבסיס הנתונים של SAP Business One באופן מאובטח ומוצפן.
מידע נגיש
המסמכים השמורים בארכיון נגישים לכולם בכל מקום ובכל זמן
משרד ללא נייר
כל המסמכים מנוהלים בארכיון ממוחשב, ללא צורך בהדפסה ובאחסון שלהם.
תומך בטכנולוגיות SQL ו-SAP HANA
Document One מותאמת לשני הסוגים של בסיס הנתונים

הורידו PDF לקריאה מקיפה יותר

שאלות נפוצות על ארכיון דיגיטלי

ידע - מאיר פאסט, מנהל כספים
"פרויקט הטמעת SAP Business One כלל פתרון ורטיקלי ייחודי לניהול לתהליכי חברות מתחום מסחור הפטנטים והטכנולוגיות"
ידע - מאיר פאסט, מנהל כספים
כאן 11 אודי הלמן-הכהן, סמנכ"ל ההנדסה והטכנולוגיות
"מדובר בפתרון פשוט לשימוש, גמיש מבחינת גידול וקיטון בכמות המשתמשים, פתרון מוכר שלא דורש פיתוח מאפס וניתן להתאמה לצרכי הארגון"
כאן 11 אודי הלמן-הכהן, סמנכ"ל ההנדסה והטכנולוגיות
קרן - נתן דורית צור-להב, מנכ"לית
"בחרנו ב-SAP Business One מאחר שאנו מאמינים בטכנולוגיה גלובלית, שהוכיחה את עצמה הן בישראל והן בעולם"
קרן - נתן דורית צור-להב, מנכ"לית

צור קשר בנוגע לפתרון ארכיון דיגיטלי

אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ונחזור אליכם בהקדם האפשרי.
שינוי גודל גופנים
ניגודיות